Beipackzettel 38
Wissenswertes für Kunden und Partner von mt-g.
September 2016
im Fokus
Projektmanager – Mehr als nur eine Stimme am Telefon
Projektmanager sind zumeist die ersten Ansprechpartner, auf die Außenstehende treffen, sobald sie mit mt-g in Kontakt kommen. Sie warten mit Kompetenz auf, planen und kalkulieren Projekte, wählen passende Übersetzer, arbeiten in CAT-Tools und beherrschen neben Englisch meist noch eine weitere Fremdsprache. „Die Anforderungen an unsere Projektmanager sind sehr hoch“, weiß Bernd Mayer, Mitglied der Geschäftsführung und Leiter Kunden- und Projektmanagement bei mt-g, zu berichten. „Die Arbeit in diesem Beruf erfordert neben der benötigten Mehrsprachigkeit und interkulturellen Kompetenz hauptsächlich ein schnelles und zuverlässiges Arbeiten unter Zeitdruck. Kurzfristige Änderungen im Projektablauf sind nicht unüblich“.

Bei Übersetzungen handelt es sich um Dokumentationen, die häufig am Ende eines Entwicklungs- und Herstellungsprozesses stehen oder deren Dringlichkeit sich aus anderen Gründen herleitet. In der Medizintechnik verlangen beispielsweise regulatorische und behördliche Vorgaben in der Mehrzahl der Fälle, dass eine umfangreiche Bedienungsanleitung dem Produkt in der jeweiligen Amtssprache des Ziellandes beigelegt werden muss. Damit sich die Auslieferung eines Gerätes daher nicht verzögert, ist es nötig, dass die Übersetzungen mit höchster Qualität dennoch zügig bearbeitet werden. Dass hierbei im Arbeitsablauf oft kurzfristig umdisponiert wird, gehört daher zum Usus und wird in den meisten Fällen schon vor Übersetzungsstart einkalkuliert.

Bis es zu jenem Start einer Übersetzung kommt, hat das Projekt schon mehrere Stationen durchlaufen. Jedes Dokument wird einer Eingangskontrolle unterzogen, bei der sichergestellt wird, dass der Inhalt der Dateien ausgelesen werden kann und sich die Anforderungen des Kunden mit den Gegebenheiten im Dokument decken. Die Projektmanager (PMs) prüfen beispielsweise, ob die Ausgangssprache korrekt ist, ob sich nicht zu übersetzender Inhalt im Dokument befindet oder ob es Texte in Grafiken gibt, die vor Übersetzungsbeginn extrahiert werden müssen. Dabei beschränkt sich die Verarbeitung von Dateien nicht auf die Office-Palette von Microsoft, sondern reicht über die proprietären Adobe-Formate bis hin zum XML-Standard, der vor allem bei Kunden mit Redaktionssystemen sehr beliebt ist.

Es bedarf also einiges an technischem Hintergrundwissen und an entsprechenden Vorgehensweisen, um solche Projekte gründlich und gewissenhaft vorzubereiten. Um dieses Wissen aufzubauen, greifen unsere Mitarbeiter auf interne Schulungen zurück, die sich mit dem Umgang von bestimmten Formaten widmen. Hierüber lernen die Projektmanager Mittel und Wege kennen, wie solche Dateien bearbeitet und möglichst kosteneffizient vorbereitet werden können. Dieses Wissen kommt vor allem dann gelegen, wenn die Daten in die CAT-Tools eingespielt werden.

Denn genau hier treffen Projektplanung, technisches Hintergrundwissen und Kommunikationsfähigkeit aufeinander. Zwischen der Vorbereitung von Dateien und deren Verarbeitung in den CAT-Tools – Trados Studio oder Across – besteht eine enge Verbindung, da diese Programme direkt auf den Inhalt der Dateien zurückgreifen und daher jeder Projektmanager wissen muss, wie die Daten später im CAT-Tool erscheinen werden. Nur durch dieses vorausschauende Denken können im Vorfeld potentielle Problemfälle antizipiert und vermieden werden. Sollten unsere Projektmanager in diesem Bereich einmal mit ihrem Latein am Ende sein, so können sie sich an unsere Experten im Team Translation & Localisation Engineering wenden. Diese Kollegen helfen immer dann, wenn unübliche Dateiformate bearbeitet und komplexe technische Arbeitsabläufe sichergestellt werden müssen. Sie blicken auf einen großen Erfahrungsschatz im Bereich der technischen Verarbeitung von Übersetzungen zurück und greifen unseren Projektmanagern auch einmal unter die Arme, wenn ein neues Makro geschrieben werden muss, oder wenn Projektabläufe automatisiert werden sollen.

Nachdem die technische Seite geklärt wurde, widmet sich der Projektmanager der Kalkulation und Terminermittlung des Projektes und informiert den Ansprechpartner auf der Kundenseite über den voraussichtlichen Liefertermin. In dieser Abstimmungsphase kommt es häufig darauf an, komplizierte Sachverhalte vereinfacht darzustellen, um sicherzustellen, dass der Kunde alle entsprechenden Informationen erhält und es hierbei zu keinen Missverständnissen kommt. Bernd Mayer fügt hierzu an: „Zusätzlich zu den fachlichen Fertigkeiten legen wir bei der Auswahl von potentiellen Mitarbeitern schon im Bewerbungsprozess großen Wert auf die Teamfähigkeit und ein ausgeprägtes Kommunikationsverhalten.“ Denn PMs müssen kommunizieren können. Was sich oberflächlich wie eine Binsenweisheit liest, ist tatsächlich sehr vielschichtig. Das, was kommuniziert werden soll, ist oft fachspezifisch und muss zuerst ausführlich analysiert, durchdacht und vereinfacht werden, bevor es weitergegeben werden kann – wenn Spezialisten mit Fachwörtern um sich werfen, dann ist es hilfreich jemanden zu haben, der die Sprache dieser Experten spricht und dolmetschen kann.

Sind alle Weichen gestellt und ist die Freigabe zum Projektstart erfolgt, legen unsere Projektmanager los. Passende Fachübersetzer werden aus dem Übersetzerpool gewählt und kontaktiert, Liefertermine vereinbart und Zeitfenster für die interne Qualitätsprüfung reserviert. Werden die Übersetzungen geliefert und wurden alle individuellen Wünsche und Liefertermine der Fachübersetzer berücksichtigt, so gilt es, die Texte auf die formalen Vorgaben der Qualitätsprüfung hin zu überprüfen. Teilweise überschneiden sich mehrere Korrekturprozesse von unterschiedlichen Projekten und schmälern so die Verfügbarkeit der internen Qualitätsprüfer. In solchen Momenten macht sich die Team- und Kommunikationsfähigkeit der Projektmanager bezahlt: sie lassen niemanden im Stich, helfen immer da, wo Hilfe gerade am dringendsten benötigt wird, auch in der Qualitätsprüfung. Die Anforderungen, die hier an die PMs gestellt werden, unterscheiden sich nicht von denen der Qualitätsprüfer. Ob Chinesisch, Schwedisch oder Ungarisch – immer geht es um den Blick für das Detail, für die Korrektheit der logischen Gegebenheiten wie Zahlen, Satzzeichen oder die Strukturierung des Textes. Diese können selbst in fremden Schriftsystemen überprüft werden und es ist erstaunlich, wie viele Begrifflichkeiten unsere Projektmanager in den verschiedenen Sprachen bereits verinnerlicht haben. Mit der abschließenden Lieferung an den Kunden endet das Projekt von der Projektmanagementseite noch nicht. Organisatorisch ist natürlich noch einiges zu erledigen, da beispielsweise noch Nachkalkulationen angefertigt werden müssen.

Der umfassende Aufgabenbereich, die damit einhergehende Verantwortung und das Jonglieren mit Daten, Zeiträumen und Vereinbarungen sind das Salz in der Suppe für unsere PMs – es ist jener besondere Reiz, unzählige lose Enden zu einem guten Projektabschluss zusammenzuführen, der die Projektmanager jeden Tag von Neuem antreibt, ihr Bestes zu geben. Sie sind die Universalschnittstelle, die für alle da ist und immer weiterhilft.
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