Beipackzettel 38
Wissenswertes für Kunden und Partner von mt-g.
September 2016
Dienstleistungen
Gerichte, Behörden und Stempel – Bescheinigte Übersetzungen
Beglaubigung, Apostille und Legalisation – diese Worte erzeugen eine gewisse Unsicherheit, sofern sie zusammen mit Übersetzungen auftreten, da das grundsätzliche Vorgehen auf Kundenseite häufig nicht bekannt ist. Hinzu kommt, dass jeder Staat und teilweise jede Behörde (!) andere Nachweise benötigt, um die Richtigkeit einer Übersetzung anzuerkennen. Aufgrund dieser vielschichtigen Anforderungen und Problemstellungen gehört bei mt-g die Vermittlung des Basiswissens bei Bescheinigungen von Übersetzungen fest zum Ausbildungsprogramm der Projektmanager. Wir möchten Sie mit diesem Artikel an unserem Wissen teilhaben lassen, damit Sie einen Einblick in die Hintergründe und Vorgehensweisen erhalten, wenn Übersetzungen beglaubigt, mit Apostillen oder Legalisationen versehen werden sollen.

Bevor wir uns die verschiedenen Bescheinigungsarten anschauen, sollten wir zuerst die Fachbegriffe des Bereiches in Augenschein nehmen sowie einige Ungenauigkeiten im Sprachgebrauch klären: „beglaubigte“ Übersetzungen, die direkt vom Übersetzer ausgestellt werden, gibt es so nicht. Der Begriff „Beglaubigung“ wird bei Gerichten oder Notaren verwendet und beschreibt eine amtliche Bescheinigung, die eine Unterschrift oder Abschrift in ihrer Richtigkeit bestätigt. Sollen aber Übersetzungen von einem Übersetzer auf ihre Richtigkeit und Vollständigkeit hin bestätigt werden, so spricht man im Gesetzestext vom „Bescheinigen“ von Übersetzungen. Im Volksmund wird dieser Vorgang dennoch zur „Beglaubigung“ und ist umgangssprachlich akzeptiert. Zu dieser Ungenauigkeit gesellt sich ein weiteres Kuriosum: selbst die Bezeichnung von Übersetzern, die ihre Übertragungen bescheinigen dürfen, ist bundesweit nicht einheitlich geregelt. Ganz gleich, ob von einem ermächtigten/(öffentlich) bestellten oder (allgemein) be-/vereidigten Übersetzer die Rede ist: Diese Übersetzer dürfen Übersetzungen bescheinigen und ihnen ihren Stempel aufdrücken. Um zumindest in diesem Artikel homogene Bezeichnungen zu verwenden, sprechen wir von ermächtigten Übersetzern, die Übersetzungen bescheinigen.

Bescheinigungen innerhalb Deutschlands
Hier eine kleine, aber wichtige Anmerkung vorweg, die wir unseren Kunden stets ans Herz legen: Sollte nicht klar sein, welche Bescheinigungsart von der Behörde benötigt wird, so bietet es sich an, diese um eine genaue Auskunft über die benötigte Bescheinigungsart zu bitten, anhand derer weiter vorgegangen werden kann. In diesem Prozess auf das Glück zu hoffen und dabei die richtigen Stempel und Unterschriften zu erhalten, ist sehr wagemutig, da Behörden stets Fristen setzen und auf eine pünktliche Einreichung von Unterlagen bestehen – kaum auszudenken, welche Konsequenzen es nach sich ziehen würde, wenn Bescheinigungen doppelt oder gar dreifach angefertigt und per Post oder Kurier verschickt werden müssten. Fragen Sie daher Ihre Behörde ohne Scheu, das hat schon vielen Projekten eine gänzlich andere Wendung gegeben.

Wenn eine Übersetzung aber tatsächlich bescheinigt werden soll, dann wird vom ermächtigten Übersetzer verlangt, dass er diese Bestätigung auf eine festgelegte Art und Weise durchführt. Das genaue Vorgehen wird unterschiedlich gehandhabt. Dennoch stellen Stempel samt Unterschrift und Datum die wichtigsten Voraussetzungen für eine bescheinigte Übersetzung dar. Üblicherweise findet noch die Bestätigungsformel des Übersetzers am Schluss der Übersetzung Platz. Die Seiten der Übersetzung sind durchzunummerieren und alle Blätter so miteinander zu verbinden, dass sie nicht mehr voneinander getrennt werden können. Dieser Punkt ist sehr wichtig für die Unterlagen unserer Kunden: werden uns Originale zugesandt, dann werden diese mit der bescheinigten Übersetzung untrennbar miteinander verbunden! Vorzugsweise werden vor der Übersetzung und Bescheinigung beglaubigte Kopien dieser Originalunterlagen angefertigt. Unsere Projektmanager weisen unsere Kunden bei jedem Bescheinigungsprojekt auf diesen Umstand hin. Noch ein kleiner Hinweis in eigener Sache: Bevor mt-g eine Bescheinigung vornimmt, bekommen unsere Kunden die Übersetzung vorab zur Freigabe. Erst danach führt der Übersetzer die Bescheinigung durch und gibt diese auf den Postweg.

Weitere Bescheinigungsarten
Manche Behörden verlangen sogenannte „Überbeglaubigungen“. Dabei handelt es sich nicht etwa um eine doppelte Bescheinigung der Richtigkeit und Vollständigkeit: vielmehr geht es um eine Bestätigung der Identität des Übersetzers bzw. dessen Unterschrift. Dieser Schritt ist vor allem dann unabdingbar, wenn eine internationale Verwendung angestrebt wird: Durch die Überbeglaubigung wird die Grundlage für eine Apostille oder Legalisation geschaffen. Überbeglaubigungen werden bei Notaren (öffentliche Beglaubigung) und Landgerichten (amtliche Beglaubigung) angefertigt und verlangen, dass der Übersetzer persönlich dort erscheint. Hier findet der Begriff „Beglaubigung“ seine eigentliche, korrekte Anwendung.

All dies gilt für Übersetzungen, die innerhalb Deutschlands abgehandelt werden und bei denen Deutsch zumindest Teil der Sprachkombination ist. Sollten Sie allerdings eine Übersetzung benötigen, bei der Deutsch weder Ziel noch Ausgangssprache ist, so bietet es sich an, die Bescheinigung im Ausland vorzunehmen. Bedenken Sie aber, dass das deutsche System nicht zwangsläufig auch im Ausland verwendet wird. Die dortigen Gesetze regeln die Anfertigungen und Bescheinigungen von Übersetzungen auf eine andere Art und Weise, als es in Deutschland der Fall sein mag.

Bescheinigungen für andere Länder
Wenn Bescheinigungen bei ausländischen Behörden vorgelegt werden müssen, dann wird die Sache nochmals komplizierter. Denn, wie zuvor schon erwähnt, besitzt jedes Land seine eigenen Vorschriften und Gesetze, wie es mit bescheinigten Übersetzungen umzugehen vermag. Dass dies den internationalen Urkundenaustausch erschwert, liegt auf der Hand. Daher wurde im Oktober 1961 durch das Haager Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation die Apostille eingeführt, die den Austausch von öffentlichen Dokumenten/Urkunden zwischen Staaten vereinfachen soll. Jene Apostille findet ausschließlich zwischen Mitglieds- und Vertragsstaaten des Übereinkommens Verwendung. Auch können Mitgliedsstaaten gegen den Beitritt von neuen Staaten Einspruch einlegen – dies geschieht immer dann, wenn Zweifel an der Korrektheit der im antragsstellenden Staat vorhandenen Urkundenpolitik vorhanden sind. Unsere Projektmanager überprüfen daher vor Beginn eines Bescheinigungsprojektes mit Apostille, ob solche Einsprüche für das gewünschte Zielland vorhanden sind. Ist der Weg frei, wird diese von Gerichten ausgestellt. Damit die Apostille in den Vertragsstaaten zügig bearbeitet werden kann, sind ihr äußerer Aufbau und die auszufüllenden Angaben fest definiert – es handelt sich dabei um einen Stempel in der Form eines Quadrats mit einer Seitenlänge von mindestens 9 Zentimetern und 10 auszufüllenden Elementen. Ein Dokument, das mit einer korrekt durchgeführten Apostille ausgestattet ist, wird im bilateralen Austausch problemlos angenommen.

Es stellt sich daher die Frage, was mit Dokumenten für all jene Länder geschieht, die nicht im Haager Übereinkommen sind oder gegen deren Beitritt votiert wurde. Bei diesen Staaten stellt es sich so dar, dass die Dokumente zwangsweise einen Legalisationsprozess durchlaufen müssen – jenen langwierigen Prozess, der mit der Apostille umgangen werden sollte. Hierbei beurteilen diplomatische Auslandsvertretungen des Zielstaates die Echtheit von Unterschrift, Eigenschaft des Unterzeichners und womöglich des Siegels. Die Legalisation wird, ähnlich wie bei der Apostille, direkt auf dem Dokument angebracht. Häufig verlangen die zur Legalisation befähigten Behörden weitere Nachweise bzw. Beglaubigungen durch zuständige Stellen desjenigen Staates, aus dem die Urkunde stammt, um die Echtheit und Korrektheit des Dokumentes festzustellen. Da dies mehrere Instanzen miteinbezieht, ist der Vorgang sehr langwierig.

Übersetzungen zu bescheinigen ist also im In- wie auch im Ausland mit einem gewissen Aufwand verbunden und bedarf eines gewissen Hintergrundwissens. Wir hoffen daher, Ihnen einen Einblick gegeben zu haben, wie umfangreich und wie detailliert das Projektmanagement bei solchen Projekten arbeiten muss, damit der zeitgerechten Bescheinigung Ihres Dokumentes nichts im Wege steht. Sollte bei Ihnen demnächst ein Bescheinigungsprojekt anfallen, zögern Sie nicht und fragen Sie unsere Kollegen aus dem Projektmanagement.
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